數據與報表
先量度，否則說不出有沒有改善
大部分自動化都是在沒有基準的情況下做出來。上線之後，大家都覺得快了，但沒有人講得出快了多少，甚至講不出那個改動有沒有作用。這一案幾乎沒有工具可言：一個事先定好的樣本、一次執行一行紀錄，然後用同一套方法再量一次。
- 觸發
- 兩個
- 執行頻率
- 兩段固定時間
- 工具
- 2 件
- 需要 durable execution
- 不需要
流程
這是一個循環，不是一條整合。抽樣、記錄、比較、決定。上面那條在動手之前跑，下面那條在改動之後跑，用同一套定義。
有人提出要自動化某件工作
Manual
事先定死樣本
Manual
一次執行一行
Sheets · Airtable
改動正式上線
Manual
用同一套方法再量一次
Sheets · Airtable
是否超出日常波動？
Manual
保留，並記低那個數字
Sheets · Airtable
講清楚，然後撤回
Slack · WhatsApp
逐步拆解
- 01
有人提出要自動化某件工作
Manual在做任何事之前，先寫低一件工作同一個數字。「處理供應商電郵」不是一件工作；「由電郵收到，到訂單輸入完成的分鐘數」才是一個數字。
- 02
事先定死樣本
Manual開始之前就決定範圍：接下來三十次，或者完整兩星期。看見數字之後才決定何時停止，那個基準就不再是基準。
- 03
一次執行一行
Sheets · Airtable開始時間、完成時間、由誰處理、結果如何。不需要任何技巧。價值在於這些行真的存在，而且是當場寫低，不是事後憑記憶補回。
- 04
改動正式上線
Manual可以是自動化流程、新的範本，或者多請一個人。一次只改一項，否則比較出來的差異歸不到任何一項身上。
- 05
用同一套方法再量一次
Sheets · Airtable同樣的欄位、同樣長度的時間、同樣的「一次執行」定義。兩段時間之間改了定義，出來的差異完全是自己造成的。
- 06
是否超出日常波動？
Manual把兩組紀錄，同每段時間之內本身的上落幅度比較。差異若然細過每星期之間的正常波動，還不算一個結果。
- 07
保留，並記低那個數字
Sheets · Airtable這次記錄下來的前後數字，就是下一次改動的基準。整個流程只有這一步會累積下去。
- 08
講清楚，然後撤回
Slack · WhatsApp向使用的人講明這個改動沒有推動到那個數字，然後把它移走。憑感覺留下來的自動化，只是沒有回報的維護成本。
量度說不出的事
有基準值得做，但基準本身不等於證明。在任何人把那個差異看得太重之前，有兩點要先講清楚。
需要多少次觀測不是一個固定數字：它取決於流程本身的離散程度，以及你願意接受多大的誤差範圍——所需樣本量隨母體標準差上升，隨可接受誤差放寬而下降。波動大的流程，要比穩定的流程收集更多次數，差異才說得上有意義。
NIST/SEMATECH e-Handbook — Sample sizes required跨時間收集的資料「may have an internal structure (such as autocorrelation, trend or seasonal variation) that should be accounted for」。單靠前後兩段時間的比較，分不出改善是來自你的改動，還是來自那兩段時間本身的季節差異。
NIST/SEMATECH e-Handbook — Introduction to time series analysis
什麼情況不值得做
以下三種情況，量度的代價會高於那個答案的價值。
那件工作一個月只做幾次。在必須作出決定之前，你根本累積不到足夠次數，去分開真正的改變同日常的波動。
決定已經拍板，預算也批了。為一個不會推翻的決定去量度，只會得出一個為了配合計劃而寫的數字，比沒有數字更差。
沒有人講得出「一次執行」是什麼。如果兩個人為同一件工作計時會計出兩個結果，那兩段時間量的根本是不同的東西，比較出來只是把不同單位相減。